Todo objetivo a ser cumprido tem uma lista de desafios a serem superados. A montagem de um Plano de Ação pode ajudar sua empresa a atingir o sucesso sem grandes dores de cabeça. Entenda agora!
Você já aprendeu sobre a importância de se definir metas. Elas dão um caminho a ser seguido, algo no qual toda a equipe pode se focar para atingir patamares mais altos. No entanto, uma dúvida surge: como cumprir tudo que foi definido?
Conhecendo as dores e os desafios dessa caminhada, é primordial que o gestor elabore um Plano de Ação. Com ele, a equipe saberá exatamente o que precisa ser feito, tendo previsibilidade e encontrando atalhos válidos para otimizar a execução dos processos.
Mas o que define um Plano de Ação na prática? Como ele pode de fato ajudar a empresa? Essas respostas e mais você verá seguindo a leitura.
Neste artigo, você verá:
Por que fazer um Plano de Ação?
O que é um Plano de Ação?
O Plano de Ação é uma ferramenta que tem como função auxiliar a empresa a atingir metas e objetivos previamente estabelecidos. Na prática, é um cronograma listando atividades e serviços essenciais que precisam ser cumpridos ao longo do tempo.
Alguns desses serviços podem ser diários, sendo repetidos ao longo do tempo, enquanto outros fazem parte de projetos maiores, necessitando serem cumpridos uma única vez.
No fim, ambos os tipos de atividades impactam diretamente a empresa e podem ser acompanhados através dos indicadores de desempenho. Dessa forma, você consegue enxergar com clareza o estado atual do seu negócio.
Além disso, o Plano de Ação também indica quem serão os envolvidos nas diferentes tarefas, além dos recursos necessários para sua execução. Algumas atividades podem necessitar de profissionais especializados, enquanto outras exigirão flexibilidade.
O importante é que todas as atividades tenham um propósito claro, fazendo parte da lista de prioridades da empresa e trazendo um impacto positivo real.
Por que fazer um Plano de Ação?
Por mais que flexibilidade seja importante, ela não deve ser confundida com improvisação. Dito isso, uma empresa sem um Plano de Ação corre o risco de agir de forma imprudente, tomando decisões pouco calculadas e sem fundamento.
Com isso, corre-se o risco de gastar tempo e energia de forma desnecessária, jogando todo o planejamento feito até então fora.
Com um Plano de Ação bem feito, no entanto, esse risco é mitigado. Sabendo o caminho a ser traçado e as ações a serem tomadas, a equipe fica muito mais preparada para o que vier.
Além disso, esse planejamento faz com que o gestor possa prever possíveis desafios durante o processo, antecipando soluções e aproveitando as oportunidades que surgirem.
Por último, mas não menos importante, vale dizer que elaborar um Plano de Ação não é algo restrito a empresas. Na verdade, qualquer pessoa com um projeto em mente pode fazer um Plano de Ação para entender o melhor caminho a ser trilhado.
Dessa forma, a importância do Plano de Ação fica clara e você pode começar a elaborá-lo para sua empresa. Mas como começar, afinal? Vamos entender isso agora!
Como fazer um Plano de Ação?
Um erro comum na elaboração de planos de ações é o de “jogar” muitas informações que são desnecessárias. Acreditando que “quanto mais, melhor”, o gestor pode pecar ao sobrecarregar o plano com elementos que não serão úteis ou práticos.
Para evitar isso, existe um direcionamento na hora de elaborar o Plano de Ação. Ele é conhecido como 5W1H, referindo-se às palavras em inglês: What, Why, How, Where, Who e When. Vamos entender isso melhor?
WHAT (O quê?)
A primeira pergunta do modelo é referente ao que deve ser feito. A meta, o objetivo, a ação, a tarefa pura e simples. Pergunte-se: o que deve ser implantado na empresa? O que deve ser executado?
Com a resposta, você terá dado o primeiro passo na elaboração do seu Plano de Ação.
WHY (Por quê?)
Você e toda equipe precisam entender a razão para tal tarefa ser feita. Qual a motivação? O que há por trás da ação? Que benefícios elas trazem para o seu negócio?
Com uma razão clara, além de ter uma noção mais evidente da direção a ser seguida, você dá motivação para a equipe, auxiliando ainda na gestão de todos os envolvidos.
HOW (Como?)
As ideias não podem ficar apenas no campo teórico. É aqui que você define os meios para realizar as tarefas previamente estabelecidas. Quais os procedimentos serão utilizados? Quais recursos necessários para uma boa execução?
Conhecendo o “como”, você estará pronto para se movimentar para criar um ambiente mais propício para a boa realização das metas traçadas.
WHERE (Onde?)
Qual o local da execução? O trabalho pode ser feito em casa? Será necessário um maquinário ou lugar específico para sua realização?
Respondendo essas perguntas, você poderá definir o ambiente mais propício para a boa execução dos planos traçados.
WHO (Quem?)
Quem serão os responsáveis por cada uma das etapas e/ou tarefas? Delegar atividades é essencial e, com um senso de responsabilidade enraizado, toda a equipe agirá de forma mais proativa para o cumprimento das metas.
Nesse momento, até mesmo a terceirização pode ser levada em conta, de acordo com o que seja mais vantajoso para a empresa. Treinar funcionários para tarefas específicas também pode ser importante, levando em conta ainda o orçamento da empresa.
WHEN (Quando?)
Definir prazos é essencial. Aqui, você determinará datas realistas para a realização dos planos previamente definidos. É importante que os prazos sejam equilibrados. Eles não podem ser “esticados” demais, nem curtos.
Com uma clara visualização da data limite, a equipe se esforçará para entregar um trabalho de qualidade dentro do tempo estabelecido.
Após tudo isso, é importante que você acompanhe a execução do Plano de Ação de perto, medindo seu desempenho e fazendo os ajustes necessários. Dessa forma, você garante que tudo dê certo!
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