Gerenciamento de Projetos: métodos, ferramentas e tudo para fazer do jeito certo

A Gestão de Projetos é uma das disciplinas fundamentais para a manutenção de um bom negócio, mas pode ser um verdadeiro desafio. Veja neste artigo por onde começar.

Em um mundo cada vez mais rápido e competitivo, realizar atividades mal planejadas pode levar a resultados desastrosos. Com tantas informações indo e vindo, é de se esperar que certos processos se atrasem, enquanto outros se adiantem demasiadamente.

Em trabalhos de maior escopo, a dificuldade é ainda mais elevada. Com grandes equipes e um planejamento mínimo, é comum que ocorram desentendimentos entre os participantes da atividade, atrasando ainda mais a realização e reduzindo a qualidade final.

Nesse contexto, o Gerenciamento de Projetos aparece como um meio efetivo para um planejamento bem definido, a coordenação de membros da equipe e uma verdadeira noção de indicadores de desempenho.

Para fazer uma boa gestão, no entanto, é importante entender sua definição, assim como métodos efetivos para implementá-lo, além de evitar armadilhas comuns.

Neste artigo, você verá:

O que é Gerenciamento de Projetos?

Diferenciando projeto e processo

Quais os grupos de processos que compõem um projeto?

Áreas de conhecimento em Gerenciamento de Projetos

Evitando os erros mais comuns no gerenciamento de projetos

O método para gerenciar seus projetos: Scrum

O que é Gerenciamento de Projetos?

O PMI (Project Management Institute) (2017) define Gerenciamento de Projetos como um conjunto de esforços feitos com o objetivo de desenvolver um produto, serviço ou resultado único. Esses esforços são temporários, tendo início, meio e fim bem estabelecidos.

O trabalho de gestão busca reduzir as incertezas existentes ao longo dos variados processos, adicionando previsibilidade e diminuindo o risco de fracasso, além de potencializar as oportunidades que podem surgir durante a execução do projeto.

Tudo isso leva a uma otimização dos recursos utilizados, seja dinheiro, tempo, pessoas, espaço, entre outros.

O gerente de projetos é o principal responsável pela gestão de projetos. Ele raramente se envolve diretamente com os processos decorrentes do projeto. Ao invés disso, o gerente trabalha na coordenação entre processos, equipes e no progresso geral da proposta.

Diferenciando projeto e processo

Um dos erros mais comuns é confundir projeto com processo. Na verdade, as duas palavras se relacionam entre si, mas têm significados distintos.

Como visto anteriormente, o projeto tem início, meio e fim bem determinados. Tem uma lógica linear e apresenta um resultado único ao seu fim. O processo, por outro lado, tem uma natureza cíclica e contínua, repetindo padrões que se mostram em seus resultados.

Um bom exemplo para entender a diferença: imagine que sua empresa está desenvolvendo um novo produto. Todo o planejamento, designação de atividades, datas limites, entre outros fazem parte do projeto. Quando o produto estiver pronto, ele então passará a ter um perfil repetitivo: o de produção e distribuição. A repetição o caracteriza como processo.

Quais os grupos de processos que compõem um projeto?

Um projeto é um trabalho extenso e cheio de detalhes, precisando de atenção plena durante todo seu planejamento e execução. Para evitar desafios ainda maiores, ele pode ser dividido em grupos de processos que clareiam o caminho e adicionam mais uma camada de previsibilidade. Saiba mais sobre eles abaixo.

  1. Iniciação

Os processos de iniciação oficializam o início de um novo projeto. É nesse momento em que uma pré-proposta de projeto é analisada pelos gestores da empresa, que deverão julgar se o projeto deve seguir em frente, ser adiado ou interrompido.

Aqui também aborda-se os termos essenciais das etapas seguintes do projeto, garantindo que hajam recursos (financeiros, espaciais, humanos, etc.) para o prosseguimento.

Dessa forma, define-se o escopo do projeto e suas necessidades básicas, dando à empresa a percepção ideal das necessidades futuras para uma execução eficaz.

  1. Planejamento

Enquanto a etapa de iniciação lança um olhar geral sobre os processos seguintes, o planejamento serve para detalhá-los. Após a aprovação dos gestores da empresa, cabe agora ao gerente de projetos produzir o plano de projeto e seus planos complementares.

Esta é a etapa de maior complexidade, pois exige-se um pleno detalhamento do escopo, prazo, recursos financeiros utilizados e os diferentes times montados. É importante ainda pensar na comunicação entre times e integração de processos, além do desenvolvimento de mecanismos para revisão e controle do projeto.

Prevenção é outro elemento chave. Durante o planejamento, é importante projetar o plano para possíveis mudanças no meio do percurso, evitando surpresas desagradáveis. Isso inclui o aumento de custos, mudança de prazo, entre outros desafios que podem surgir.

  1. Execução

Com os planos feitos e as equipes formadas, cabe agora ao gerente de projeto coordenar os esforços para executar o planejado. A integração é uma parte essencial, pois permite que todas as frentes do projeto se comuniquem com facilidade e evitem pontos de contradição ou discrepância.

Nessa fase, o dever do gerente é observar se os processos estão de acordo com o escopo do projeto, assim como se a execução caminha na velocidade certa para cumprir com os prazos estabelecidos.

Também é necessário estar atento a imprevistos, como dito anteriormente. Podem ocorrer momentos em que se fará necessária uma readequação, levando o projeto de volta à etapa de planejamento. Vale mais a pena repetir o processo de planejamento do que executar um projeto inviável.

  1. Monitoramento e controle

Esta etapa é focada na supervisão do projeto. O gerente deve observar se o executado está de acordo com o que foi planejado em escopo, custo e tempo. Caso haja discrepâncias, torna-se necessário voltar para a etapa de  execução ou planejamento, no objetivo de reajustar o trabalho.

O enfoque desta etapa fica na observação e mitigação de riscos. Um bom processo de monitoramento e controle evita que projetos mal planejados ou executados passem para a última etapa.

  1. Encerramento

Como o próprio nome já diz, esta é a etapa em que é formalizado o fechamento do projeto. Ele inclui ainda uma revisão dos erros e acertos, de forma que possa servir como referência para a melhor execução de projetos futuros.

O ponto crucial é a aprovação por parte do usuário final, atestando o sucesso do projeto. Caso ainda haja algum problema grave, cabe rever o planejamento e execução, em busca das possíveis raízes do problema.

Você pode ficar sabendo mais de Gestão de Processos aqui.

Áreas de conhecimento em Gerenciamento de Projetos

O PMI (2007) determina dez áreas de conhecimento essenciais para uma boa gestão de projetos. São elas:

  1. Gerenciamento da integração do projeto

Ligado à estrutura geral do projeto, fornecendo uma visão ampla e sendo responsável pelo desenvolvimento do termo de abertura, monitoração e encerramento. Saiba mais aqui.

  1. Gerenciamento do escopo do projeto

Refere-se aos condicionantes da estrutura do projeto para o cumprimento do objetivo previamente estabelecido. Essas condições podem ser internas ou surgir das necessidades dos clientes.

  1. Gerenciamento do cronograma do projeto

Envolve tudo que envolve tempo, desde a elaboração cronogramas, determinação de prazos e previsão para término dos diferentes processos e etapas.

  1. Gerenciamento dos custos do projeto

É responsável por manter o projeto dentro do orçamento aprovado, reduzindo custos e otimizando resultados a partir do valor financeiro investido. Saiba mais clicando aqui.

  1. Gerenciamento da qualidade do projeto

Determina as políticas de qualidade do projeto, garantindo que ele cumpra com os requisitos necessários para a satisfação do cliente.

  1. Gerenciamento de recursos do projeto

Inclui o gerenciamento de recursos humanos, materiais, espaços alocados, equipamentos e suprimentos.

  1. Gerenciamento da comunicação do projeto

Refere-se ao armazenamento, distribuição, recuperação e organização de informações acerca do projeto, permitindo que elas transitem entre as diversas equipes e etapas. Clique aqui para saber mais.

  1. Gerenciamento dos riscos do projeto

Inclui os processos de planejamento, análise, controle e respostas a possíveis situações de risco.

  1. Gerenciamento das aquisições do projeto

Envolve o processo de compra ou venda de produtos ou serviços necessários ao prosseguimento do projeto.

  1. Gerenciamento das partes interessadas do projeto

Trata-se da comunicação entre as partes interessadas do projeto, com ênfase nos possíveis clientes, parceiros ou patrocinadores. Busca-se entender suas dores e necessidades, chegando a um lugar comum entre as possibilidades da empresa e aquilo que melhor atende ao futuro usuário do produto ou serviço.

Evitando os erros mais comuns no gerenciamento de projetos

Como você já deve ter notado, o trabalho do gestor de projetos é extenso e cheio de detalhes. É preciso ficar atento para evitar problemas. Veja agora quais são os erros mais comuns e como evitá-los.

Falta de planejamento

É um lugar-comum, mas não deixa de ser verdade: a pressa é inimiga da perfeição. Um planejamento apressado pode dar a falsa impressão de progresso, mas traz consigo a ausência de detalhamento e questões importantes para as etapas seguintes do projeto. Isso pode resultar em trabalhos que fogem do escopo pretendido e com custos extraordinários.

Vale a pena investir mais tempo no planejamento, evitando surpresas desagradáveis nas etapas posteriores.

Falta de marcos

A ausência de metas em cada uma das etapas pode deixar o gestor e a equipe perdidos. Sem marcos claros, o processo de monitoramento terá dificuldades em determinar em que pé está o projeto, assim como a necessidade de possíveis adiamentos ou mudanças no planejamento.

Para evitar esse erro, estabeleça metas em cada uma das etapas do projeto. Ao invés de encarar um trabalho de grande escala, divida-o em várias pequenas tarefas, observando o progresso do time ao longo dos processos.

Microgerenciamento excessivo

É importante que o gerente de projetos observe cada uma das equipes e veja se elas estão caminhando na direção certa. Porém, deve-se ter cuidado com os excessos. Um gestor que vive focado no microgerenciamento acaba perdendo a visão do todo, comprometendo a integração entre processos e até mesmo a confiança do time.

Conhecer os diferentes times que fazem parte do projeto e confiar a eles os processos designados é essencial. Isso não quer dizer que não haverá monitoramento e controle, mas que será dado espaço para que as atividades sejam realizadas da melhor forma possível, sem comprometer a integração entre equipes e a comunicação.

Subestimar riscos

Após o início do projeto, é comum que alguns gestores cometam o erro de parar de monitorar os riscos. Acontece que os riscos não são estáticos: eles se alteram de acordo com a etapa do projeto, o ambiente comercial, entre outros fatores.

É necessário monitorá-los constantemente, de forma que a equipe tenha tempo para desenvolver medidas de mitigação e novos planejamentos e execuções conforme a necessidade.

Comunicação deficitária

A falta de uma comunicação de qualidade pode levar a péssimos resultados. Equipes que não se entendem podem executar processos que não conversam entre si, pondo em risco toda a estrutura do projeto.

Estabelecer uma rotina de comunicação (seja por boletins, e-mails, etc.) é uma forma de driblar esse problema, prezando sempre pela honestidade e clareza das informações.

Má administração do tempo

Esquecer a existência de feriados ou diferença de fusos horários pode levar ao não cumprimento do prazo do projeto. Isso não só aumenta os custos, como pode levar a prejuízos ainda mais graves para a empresa, como a imagem perante um parceiro ou cliente.

O cronograma precisa ser claro e levar todos os detalhes em consideração. Dessa forma, o gestor consegue determinar quais os momentos críticos do projeto, assim como suas áreas de folga.

O método para gerenciar seus projetos: Scrum

Com tantas informações, é possível que você se pergunte: “como posso colocar tudo isso em prática?”. Por sorte, já existem métodos que abordam formas eficazes para acelerar o desenvolvimento e execução de projetos. Falaremos aqui do método Scrum.

O Scrum traduz-se numa lista que contém todos os processos necessários para a cumprimento das diferentes tarefas. Essa lista é conhecida como Product Backlog, sendo dividida em ciclos chamados Sprints.

Cada sprint traz diferentes tipos de trabalhos a serem executados em determinado prazo. Com o projeto dividido em várias partes, ele vai sendo cumprido aos poucos em um ritmo constante.

Diariamente e após a conclusão de um sprint, a equipe se reúne para informar o que foi feito, o que falta, o que está indo bem e o que precisa de melhorias, fomentando uma comunicação constante.

O Scrum pode se utilizar ainda de softwares e sites como o Trello para o desenvolvimento de um framework eficiente.

Está pronto para gerir os projetos da sua empresa? Caso ainda tenha dúvidas, nosso artigo sobre ferramentas de gestão que todo administrador precisa conhecer (link aqui) pode te ajudar.

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