6 táticas para melhorar a sua administração do tempo

Saiba como otimizar o seu tempo e conseguir melhores resultados para o seu negócio.

Com tantas atividades dividindo nossa atenção, é comum nos sentirmos afogados em ocupações que muitas vezes parecem não ir a lugar algum. 

Para piorar, vivemos em um mundo rico em distrações, roubando nosso foco e nos tirando das tarefas que realmente importam.

Nesse contexto, uma boa administração do tempo é a diferença entre o sucesso e o fracasso. Mais do que isso, gerir o tempo permite que você tenha mais liberdade e controle sobre sua vida e seu negócio.

Mas afinal, o que é administração do tempo? Como aplicá-la?

Neste artigo, você verá:

O que é administração do tempo?

Conheça suas atividades

Prepare-se para o imprevisto

Urgente ≠ Importante

Mantenha o foco

Use a tecnologia a seu favor

Avalie seu desempenho

O que é administração do tempo?

Administração do tempo consiste no ato de gerenciar o tempo enquanto um recurso escasso, isto é, aproveitar da melhor forma os períodos disponíveis para a otimização de atividades e resultados.

Tem uma aplicabilidade multifacetada, servindo a propósitos profissionais, pessoais, relacionais, entre outros. 

Para isso, é necessário fazer uma leitura do tempo disponível e ocupado, assim como os momentos de maior flexibilidade, de forma a reordenar tarefas a fim de encontrar um maior nível de produtividade.

Mas quais os passos para administrar melhor o tempo? Descubra nos tópicos abaixo.

Conheça suas atividades

Pode parecer óbvio, mas muita gente está tão imersa em trabalhos diversos que não sabe exatamente o que e quando tem que realizar suas atividades, deixando para descobrir em cima da hora. 

Essa falta de consciência cria um senso de descontrole sobre a própria vida, estendendo-se ao seu negócio.

Para corrigir, deve-se parar por um tempo e anotar todas as atividades inegociáveis, isto é, fixas e sem chance de alteração. 

Expedientes de trabalho, tarefas com prazo, horário para dormir, entre outros. Com a clareza do que precisa ser feito, fica muito mais fácil pensar em soluções para otimizar o tempo.

Isso pode ser realizado anotando-se num papel, numa agenda ou mesmo usando aplicativos como o Google Agenda e outros.

Depois, você deve incluir as atividades mais flexíveis. Trabalhados freelancers, consultas médicas, viagem com a família, etc. É importante elencar o grau de prioridade dessas atividades, dando clareza ao que realmente importa para você.

Com esses pequenos passos, você já cria uma noção de atividades de rotina, assim como o nível de prioridade, o que levará você a dar mais ou menos atenção às demais tarefas sem peso na consciência ou descontrole.

Prepare-se para o imprevisto

Parece clichê, mas é verdade: imprevistos acontecem. Mesmo tendo ciência de suas atividades, montando uma rotina e tendo completa noção do grau de prioridade de cada tarefa, vai acontecer algo fora dos planos em algum momento. 

Uma reunião urgente, um dentista que precisa mudar de horário ou uma reunião escolar dos filhos.

Em uma agenda cheia, qualquer imprevisto do tipo pode desmontar todos os planos, bagunçando o cronograma e trazendo diversos prejuízos. Como driblar esse tipo de coisa? 

A primeira coisa a entender é que não há como se livrar de imprevistos na totalidade. Porém, há como reduzir os danos e estar pronto para quando eles aparecerem.

Para isso, é necessário criar uma folga na agenda, isto é, reservar duas ou três horas livres diárias para possíveis imprevistos. 

Esse tempo não deve ser confundido com puro ócio. Na verdade, caso não haja nenhum imprevisto (o que será o caso na maioria dos dias), você pode usar essas horas para adiantar ou executar outras tarefas.

Dessa forma, você mantém a produtividade, mas se protege de qualquer urgência que possa surgir. Falando em urgência, é importante se atentar a algo.

Urgente ≠ Importante

É comum acontecer uma confusão entre os termos, mas é essencial diferenciar atividades urgentes de importantes

Urgente se refere a tarefas que precisam ser realizadas imediatamente. Importantes são atividades de grande impacto, demandando planejamento e uma execução atenta.

Dessa forma, certas tarefas podem ser urgentes, mas não demandam grande preparo para sua execução. Outras, porém, podem ser de grande importância, mas com um longo prazo pela frente, não se caracterizando como urgentes.

No entanto, a situação complica quando uma atividade importante ganha o status de urgente. Nesse caso, a atenção deve ser redobrada junto dos esforços, evitando que a conjuntura fique ainda mais desafiadora.

Para evitar chegar a esse nível de problema, é válido classificar novas atividades como urgentes e/ou importantes conforme elas forem chegando. 

Tendo uma noção prévia do escopo das tarefas pendentes, fica mais fácil classificar os graus de prioridade e medir as ações a serem tomadas.

Mantenha o foco

Não adianta toda a preparação feita caso você passe mais tempo pensando em outras tarefas do que executando a atividade em seu devido horário. A situação pode ficar ainda pior caso você seja uma pessoa que se distrai com facilidade.

Para evitar isso, há duas linhas de ações a serem tomadas. A primeira é eliminar as distrações

Para isso, vale tudo: colocar o celular em “modo avião”, desativar as notificações das redes sociais, afastar-se dos eletrônicos da casa (TVs, videogames, etc.), entre outros.

Por mais inofensiva que pareça, uma pequena distração pode lhe tirar de uma linha de pensamento válida, atrasando a execução do seu trabalho e atrapalhando todo o cronograma do dia. Afaste-se das tentações.

A outra medida é estipular um tempo para dedicar uma atenção plena à atividade em questão. 

Se você tem que escrever um relatório, por exemplo, você pode definir 30 minutos de escrita ininterrupta. Após esse tempo, pare por cinco minutos para se esticar e tomar um café. Depois retorne para mais uma sequência de meia hora.

Dessa forma, você consegue concentrar energia plena para cada uma das atividades. É importante ter em mente que a única tarefa que interessa é aquela que você está executando no momento presente. Para saber mais, clique aqui.

Use a tecnologia a seu favor

Já falamos sobre como a tecnologia pode causar distrações. Entretanto, ela também pode ser utilizada como uma ferramenta que potencializa a produtividade. Existem vários aplicativos (gratuitos e pagos) que auxiliam na gestão do tempo.

Um deles é o Trello, uma ferramenta incrível que conta com recursos que ajudam na gestão de equipes e no desenvolvimento de checklists, facilitando a administração do tempo.

O já citado Google Agenda também traz recursos extremamente práticos e úteis, podendo ser um bom primeiro passo para sua organização de tempo. Aqui você encontra algumas dicas de como usá-lo!

O PomoDoneApp usa a Técnica Pomodoro como base para a otimização do tempo, enquanto o RescueTime lhe deixa ciente de quanto tempo você gasta em cada aplicativo do computador ou celular.

Caso queira conhecer mais ferramentas digitais que auxiliam na administração do tempo, clique aqui.

Avalie seu desempenho

Não basta apenas se planejar e executar: é importante mensurar o quão produtivo você está sendo. Para isso, use métricas de acordo com seu trabalho e atividade desempenhada, descobrindo o quão bem está indo.

Caso você seja um escritor, por exemplo, pode começar registrando quantas páginas tem escrito por dia. Em qualquer profissão e atividade sempre existem meios de mensurar o seu desempenho.

Isso serve para descobrir momentos e horários em que você pode otimizar processos. Talvez você produza mais durante a manhã, por exemplo. Nesse caso, vale mover as tarefas mais importantes para o dia, enquanto as atividades menos fundamentais podem ser transferidas para a tarde ou noite.

Está pronto para administrar melhor o seu tempo? Ponha as táticas em prática e sinta a melhora na hora! 

Aproveite melhor também o tempo na sua empresa aprendendo sobre a Metodologia Scrum neste link.

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