O que é o Planejamento Operacional e como deve ser usado na prática?

Descubra o que é Planejamento Operacional e veja como ele pode impactar o dia a dia da sua empresa.

Uma empresa sem planejamento é uma empresa sem futuro. No entanto, um plano mal estruturado pode levar a expectativas irreais, resultados insatisfatórios e execuções pobres em qualidade.

Independente do porte da empresa, um bom planejamento auxilia na construção de um futuro promissor. Dessa forma, é possível desenvolver práticas para reduzir custos, conquistar clientes, elevar a produtividade e muito mais.

Neste artigo, você verá:

O que é o Planejamento Operacional?

Por que fazer um Planejamento Operacional?

Elaborando o Planejamento Operacional para sua empresa

Revisão de Planejamento Operacional

O que é o Planejamento Operacional?

É o plano que visa gerar resultados a curto prazo (geralmente um ano), conduzindo colaboradores a tarefas específicas para o cumprimento de objetivos pré-determinados. Está frequentemente ligado ao planejamento tático e estratégico, compondo o sistema organizacional da empresa.

Foca-se no desenvolvimento de metas, mas também cuida das atividades de rotina da empresa, de forma que cada colaborador cumpra seus objetivos e contribua para o crescimento da empresa.

Dessa forma, o plano operacional permite a identificação de responsabilidades, recursos e atividades, possibilitando assim a divisão de tarefas aos diferentes responsáveis.

Com isso, busca-se uma elevação da eficiência dos processos operacionais da empresa, clarificando objetivos e maximizando resultados.

Por que fazer um Planejamento Operacional?

Com a complexidade crescente dos negócios, torna-se necessário desembaralhar os inúmeros processos e metas que compõem o trabalho de uma empresa. Sem um Planejamento Operacional, o gestor pode se perder em meio a tantas informações.

A partir do planejamento, pode-se detectar não só as necessidades da empresa, mas os processos necessários e a relação existente entre eles, dando clareza e permitindo a detecção de problemas internos e externos, assim como apontando para possíveis soluções.

O Planejamento Operacional anda lado a lado com o Planejamento Estratégico. Saiba mais da diferença entre eles clicando aqui.

Elaborando o Planejamento Operacional para sua empresa

A elaboração de um Planejamento Operacional exige uma vasta gama de conhecimentos. Ela pode ser divididas em partes que facilitam o trabalho. Vamos entender cada uma delas nos tópicos abaixo.

  1. Estado atual

O primeiro passo é conhecer o cenário no qual a empresa se encontra (link para “5 tipos de avaliação de desempenho para entender o estado atual da sua empresa”), assim como seu estado atual. 

Isso deve ser feito a partir de um estudo aprofundado, levando em conta objetivos e táticas definidas para os meses e anos seguintes, de forma a antecipar possíveis desafios e soluções.

O levantamento deve levar em conta questões como: o caixa da empresa, o número de clientes e funcionários, os ganhos mensais e tudo mais que for importante para a compreensão no estado atual do seu negócio.

É importante se atentar a organização: todos esses dados devem ser registrados de forma que facilitem o acesso, podendo ser consultados e comparados a qualquer momento, permitindo assim um traçado mais prático de estratégias e tomadas de decisão.

  1. Premissas

É necessário entender todos os pressupostos que compõem o Planejamento Operacional, isto é, as suas causas e o motivo de sua existência. Isso proverá um propósito, essencial para manter a motivação do time de colaboradores, além de promover o entendimento de quais atividades são essenciais para o cumprimento dos objetivos.

  1. Responsabilidade

Com as premissas bem definidas, o próximo passo é escolher quais colaboradores serão responsáveis pelas diferentes atividades. Deve haver um motivo claro para o envolvimento de cada colaborador, de forma que eles tenham propósitos alinhados com suas áreas de atuação.

Cada etapa do projeto deve ser levada em consideração, de maneira que haja envolvidos de diferentes especialidades e habilidades complementares. Além disso, é primordial que haja compromisso e senso de responsabilidade somados a uma comunicação eficiente.

  1. Tempo

Estabelecer metas é preciso. Sem elas, o Planejamento Operacional corre o risco de ficar estagnado e sem qualquer senso de urgência.

As metas devem ter uma periodicidade de renovação, seja de semanas ou meses. Dessa forma, a empresa consegue ter uma noção do progresso que foi feito, assim como a necessidade de acelerar determinados processos ou não.

A boa gestão do tempo também auxilia no controle de custos, otimização da produtividade e gerenciamento eficiente de equipes, sendo um grande influenciador do Plano Operacional. Para saber mais do assunto, leia nosso artigo sobre Administração do tempo (link aqui).

  1. Material

Precisamos levar em conta todos os recursos necessários para a execução do Planejamento Operacional, isto é, recursos financeiros, humanos, espaciais, entre outros. A necessidade de equipamentos, metodologias e utilitários também deve ser levada em conta.

Esses dados conversam diretamente com a montagem dos cronogramas e o desenvolvimento do orçamento.

  1. Detalhamento

Aqui ocorre o detalhamento das tarefas a serem desempenhadas. Tal processo ocorre através da divisão das tarefas em atividades menores, segmentando-as em níveis mais específicos, facilitando a compreensão da equipe executora.

Com os objetivos operacionais traçados, ações são definidas e determina-se um plano para cumprir as atividades menores, atingindo a plenitude das tarefas previamente identificadas.

  1. Custos

Já tendo ciência dos recursos necessários, é agora que se desenvolve o orçamento. Todos os números financeiros envolvidos no projeto são importantes, como custos, despesas, investimentos, entradas e saídas, entre outros.

Lembre-se de levar em conta possíveis terceirizações e aluguéis. Além disso, é essencial considerar os riscos envolvidos no projeto. Dessa forma, o orçamento deve ser desenvolvido com eventuais prejuízos em mente, pensando em possíveis soluções e reduzindo a ameaça de danos reais.

Revisão de Planejamento Operacional

Mesmo com toda a preparação envolvida, um Plano Operacional não está livre de erros. Os problemas podem surgir em decorrência de desafios internos da empresa, assim como podem nascer das mudanças do cenário no qual seu negócio está inserido. De qualquer forma, é importante estar preparado para mudanças.

Com isso em mente, o gestor precisa de abertura para fazer as alterações necessárias de acordo com as dificuldades que se apresentam. Atentar-se ao cronograma, orçamento e metas é imprescindível para ter uma noção real do estado do andamento do projeto.

Manter um registro dos erros e acertos também auxilia a equipe a saber quais caminhos deve percorrer ou evitar. O Planejamento Operacional deve ser visto como algo vivo e em constante transformação. É um guia, mas também tem flexibilidade diante de novos desafios.

Com atenção, comprometimento e uma equipe dedicada, é possível desenvolver um Plano Operacional sem grandes dores de cabeça.
Está pronto para fazer o Planejamento Operacional do seu negócio? Não esqueça de investigar sobre Gerenciamento de Projetos (link).

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