Como usar a Matriz GUT para entender qual problema priorizar

Os desafios de uma empresa são vários. Como saber qual priorizar? A Matriz GUT é uma ferramenta que pode te ajudar! Saiba como neste artigo.

Com o aumento da complexidade da dinâmica empresarial, os gestores se deparam a cada dia com novos e mais numerosos desafios. Muitas vezes, tais desafios envolvem áreas diversas, integrando conhecimentos diferentes e ampliando a dificuldade de resolução.

Outros problemas estão ainda interligados, necessitando a resolução de terceiros antes que possam ser propriamente resolvidos. Há ainda a questão do tempo, com desafios que tem uma data limite, ou que a não resolução pode causar prejuízos de diferentes formas.

No fim, o empresário fica preso em um labirinto de problemas, sem saber exatamente o que fazer. Deveria resolver primeiro o empecilho que surgiu no setor financeiro? Ou aquele problema na área de recursos humanos é mais urgente?

Sem uma boa ferramenta, o achismo acaba ficando encarregado de dar essas respostas, o que não costuma render bons frutos. Ainda bem que, na verdade, existe uma ferramenta para te ajudar com tudo isso: a Matriz GUT. Vamos conhecê-la?

Neste artigo, você verá:

O que é a ferramenta Matriz GUT?

Minha empresa precisa da Matriz GUT?

Como aplicar a Matriz GUT?

O que é a ferramenta Matriz GUT?

Criada por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe na década de 80, a Matriz GUT é uma ferramenta de priorização de tarefas, ou melhor dizendo, priorização de decisões a serem tomadas, incluindo a resolução de problemas.

Para conseguir mensurar as tarefas ou problemas a serem resolvidos, a matriz se utiliza de três medidas distintas: Gravidade, Urgência e Tendência.

Essas três medidas auxiliam no processo de priorização de atividades, ajudando o gestor a tomar decisões mais seguras. Vamos entendê-las melhor logo abaixo.

Gravidade

Quando falamos de gravidade, estamos nos referindo ao impacto que o desafio pode causar (ou está causando) caso não seja solucionado. Como a empresa, as pessoas e os processos são ou serão afetados pelo problema em questão?

Urgência

Quanto tempo você tem para a resolução do problema? A urgência fala de prazo e pode ser determinante quanto às ações a serem tomadas.

Tendência

Caso nada seja feito, qual a probabilidade do problema se agravar? É possível que o problema simplesmente reduza ou mesmo desapareça com o passar do tempo? Aqui, o gestor está lidando com a questão da previsibilidade.

Minha empresa precisa da Matriz GUT?

Por mais interessante que o conceito de Matriz GUT seja, ele pode levantar algumas dúvidas: ele seria útil para uma empresa de pequeno porte? Afinal de contas, a complexidade de processos e desafios é menor que a de grandes empresas, certo?

De certa forma, os processos presentes em uma pequena empresa de fato costumam ser mais simples, mas isso não quer dizer que a Matriz GUT não possa ter utilidade.

Na verdade, ela é uma ferramenta que serve para resolver qualquer dilema de priorização dentro do seu negócio.

Ou seja, independente do tamanho da sua empresa, você pode fazer uso da matriz para determinar qual problema resolver primeiro, ou qual processo priorizar.

Vale dizer: você não precisa de softwares caros para fazer uma Matriz GUT, muito menos deixar de resolver os tantos problemas que você já tem.

Na verdade, o mais importante para fazer uma boa matriz é ter conhecimento do seu próprio negócio e dos desafios que ele enfrenta.

Como aplicar a Matriz GUT?

Agora que você conhece a teoria e a aplicabilidade em sua empresa, chegou a hora de colocar a mão na massa e montar sua própria Matriz GUT.

Mas por onde começar?

Como já foi dito anteriormente, você não precisa de nenhum software pesado. Na verdade, você pode montar sua matriz no papel (escrevendo à mão mesmo), assim como também pode usar o Excel, ferramenta conhecida por muitos gestores.

Está pronto? Siga os passos a seguir.

Definindo parâmetros

Para auxiliar o processo de priorização, a Matriz GUT se utiliza de notas para classificar um problema de acordo com seu nível de gravidade, urgência e tendência.

Tais notas variam de 1 a 5, de forma que o gestor tem uma rápida visualização sobre o desafio que está pesando mais em determinado aspecto, impactando as diferentes operações da sua empresa.

Além de facilitar a comparação, as notas também ajudam na definição de um problema, dando clareza ao escopo dele como um todo.

Dessa forma, fica evidente que você deve construir os parâmetros de maneira clara, garantindo que as classificações dos desafios e processos sejam feitas da forma mais compreensível possível.

Abaixo você poderá ver um exemplo de conjunto de parâmetros para os três pilares (gravidade, urgência e tendência) da Matriz GUT.

Gravidade:

  1. Sem gravidade: danos irrisórios e que pouco ou nada afetarão a empresa;
  2. Pouco grave: danos baixíssimos;
  3. Grave: danos consideráveis;
  4. Muito grave: danos de grande impacto, mas reversíveis;
  5. Gravíssimo: danos profundos com capacidade de gerar problemas irreversíveis a empresa.

Urgência:

  1. Urgência mínima: não há pressa alguma em resolver o problema;
  2. Pouco urgente: há urgência, mas o problema ainda pode esperar bastante;
  3. Urgente: há urgência e é preciso ser ágil na resolução do desafio;
  4. Muito urgente: a urgência é grande e é preciso resolver o problema o mais cedo possível;
  5. Imediatamente: não há tempo a perder. O problema tem que ser resolvido pra ontem.

Tendência:

  1. Estável: não irá mudar nada;
  2. Irá piorar a longo prazo: o agravamento da situação será lento;
  3. Irá piorar a médio prazo: o agravamento da situação não será lento, mas ainda há tempo;
  4. Irá piorar a curto prazo: a situação pode se agravar em um curto espaço de tempo;
  5. Irá piorar em curtíssimo prazo: a cada dia a situação piora mais e deve ser resolvida o mais rápido possível.

Listando os desafios

Agora você deve listar os problemas ou desafios a serem comparados. Coloque-os em uma tabela, de forma que sejam facilmente visualizados.

Além disso, é interessante que você conte com o auxílio dos colaboradores envolvidos em tais desafios durante a montagem da matriz.

Tendo listado os problemas, monte mais quatro colunas. As três primeiras são referentes a Gravidade, Urgência e Tendência. A última tabela definirá a priorização dos desafios a serem superados. Veja abaixo um exemplo:

Atribuindo notas

Com os problemas definidos, chegou o momento de atribuir notas aos diferentes atributos da Matriz GUT. Neste momento, a clareza dos parâmetros previamente definidos fará toda a diferença.

Seguindo o exemplo previamente exposto, podemos começar a entender a aplicação das notas. Falemos primeiro sobre a Gravidade das três problemáticas citadas.

Logo de cara, sabemos que o equipamento defeituoso é o que mais pode impactar a empresa, afinal de contas, ele não só pode entregar um produto ou serviço mal feito, como também pode gerar danos a clientes, funcionários ou mesmo à estrutura física da empresa.

Neste caso de exemplo, daremos uma nota 3 para a gravidade desse atributo. Mas e os outros dois?

O software desatualizado pode trazer problemas, mas o impacto não é tão grande, o que sugere uma nota 2. Quanto a luz queimada, ela pode até ser um incômodo, mas não traz um dano considerável ao negócio. Nota 1 é o que ela recebe.

Usando essa mesma lógica, você pode atribuir notas às categorias de Urgência e Tendência. Veja abaixo como ficou a tabela após toda a distribuição de notas:

Priorizando

Chegou a hora de encaixar todas as peças. Com as notas atribuídas, tudo que você tem que fazer é uma simples multiplicação.

A fórmula é simples: você multiplica as notas de Gravidade, Urgência e Tendência. O resultado deve ser escrito da coluna de priorização. No nosso exemplo, o resultado seria o seguinte:

Neste caso, tudo fica muito claro: o “equipamento defeituoso” deve receber prioridade, sendo o problema com maior potencial de dano, maior urgência e com grande tendência de piora.

Em segundo lugar, o software deverá ser atualizado. Apesar de não ser tão grave, ele ainda pode gerar dores de cabeça.

Por último, a luz queimada deve ser trocada. Ela não promete trazer grandes problemas, mas não devemos ser descuidados com nossa empresa, não é mesmo?

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