Como fazer o Fluxograma de empresa para entender os processos atuais

Como fazer o Fluxograma da sua empresa para entender os processos atuais

O uso de fluxogramas pode ser um grande auxílio na hora de organizar e entender os processos da sua empresa.

Você já se sentiu perdido enquanto olhava para sua própria empresa? Viu vários processos misturados, mas sem uma conexão clara? Não conseguiu identificar a ordem e o espaço em que cada ação deveria ser tomada?

Com a grande quantidade de atividades e processos, é comum que o gestor acabe tendo dificuldades para se encontrar. Sem mecanismos organizacionais e visuais eficazes, a carga de informações fica pesada demais para ser compreendida.

Nesse contexto, o desenvolvimento de fluxogramas busca facilitar a visualização da sua empresa e de seus processos, trazendo otimização e uma maior integração entre as diversas atividades.

Mas como isso pode ser feito? Quais ferramentas utilizar?

Neste artigo, você verá:

O que é um fluxograma?

A composição de um Fluxograma de Processos

Como elaborar um Fluxograma de Processos?

Ferramentas para desenvolver um Fluxograma de Processos

4 erros mais comuns

O que é um fluxograma?

Fluxograma é um diagrama que interliga tarefas e processos levando em consideração todas as relações e interdependências existentes. É uma representação visual que desmembra as atividades existentes dentro de um processo, explicitando-as.

Além de especificar as atividades internas de um processo, um fluxograma também contextualiza as tarefas existentes, deixando em evidência a posição em que elas se encontram em relação a outras determinações da empresa.

Além de ordenar processos, um fluxograma também pode atuar como uma referência na hora da tomada de decisões. Não raramente será necessário optar por um processo ou outro. Neste momento, o fluxograma se divide, mostrando os vários caminhos que podem ser tomados.

Tudo isso concede uma maior clareza para o gestor em relação aos processos que envolvem o seu negócio, além de auxiliar na tomada de decisões e gestão de recursos a serem empreendidos.

A composição de um Fluxograma de Processos

Um fluxograma não pode ser feito de qualquer forma. Existe todo um conjunto de símbolos que delimitam a linguagem gráfica, trazendo clareza e universalidade aos fluxogramas de forma geral.

Conheça esses símbolos e seus significados abaixo.

Início ou Fim

É também conhecido como “símbolo de terminação”, indica o início ou fim de um conjunto de processos. Mostra os resultados possíveis de determinado caminho no fluxograma.

Processamento

Comumente chamado de “símbolo de ação”. É o símbolo mais comum em fluxogramas, indicando a existência de um processo ou ação em curso.

Direção do fluxo de dados

Mostra o sentido em que o fluxograma deve ser lido.

Entrada/saída

Também chamado de “símbolo de dados”, representa que determinados dados ou recursos gerados estão prontos para entrada ou saída.

Decisão

Representa uma questão que precisa de resposta, geralmente diferenciando-se entre “sim” e “não” ou “verdadeiro” e “falso”.

Módulo

Também conhecido como “sub-rotina”, representa a existência de um processo que tem suas especificações presentes em um outro local.

Há ainda mais símbolos e especificidades envolvendo os fluxogramas. Caso queira saber mais, clique aqui.

Como elaborar um Fluxograma de Processos?

O primeiro passo é identificar os processos da empresa, conhecendo onde eles começam e terminam. Dessa forma, é possível definir as entradas e saídas.

Em seguida, você deve preencher todo o “meio do caminho”. Anote a ordem de tarefas, decisões a serem tomadas, consequências previsíveis e tudo que é gerado no processo como um todo.

Essa atividade pode ser desempenhada com maior qualidade caso você esteja acompanhado pelo time responsável pelo processo. Assim, evita-se o esquecimento de qualquer etapa, assim como registra-se todas as tarefas com minúcias de detalhes.

Após completar o desenho do processo, é importante analisá-lo com rigor. Questione se o fluxograma segue um caminho lógico, com atividades e relações bem definidas. Ficou faltando algo? O desenho está legível e é de fácil compreensão?

Com todas as otimizações feitas, chegou a hora de registrar documento oficial do Fluxograma de Processos.

Ferramentas para desenvolver um Fluxograma de Processos

Por sorte, todo trabalho hoje pode ser agilizado com o uso das ferramentas certas. Neste tópico, você conhecerá alguns aplicativos e sites que podem te ajudar no desenvolvimento de seu Fluxograma de Processos.

Lucid Chart

Contando com uma versão gratuita, o Lucid Chart é uma ferramenta simples e intuitiva que permite a construção de fluxogramas. A versão paga permite o desenvolvimento de fluxogramas grandes e complexos.

Draw.io

Gratuito, o Draw.io tem uma interface muito intuitiva, permitindo sua compreensão dentro de poucos cliques.

Ao abri-lo, você deve definir onde quer salvar o fluxograma, prosseguindo com o trabalho de forma inteiramente online. Ao fim de tudo, você pode ainda baixar o fluxograma em formatos como PDF, JPEG, entre outros.

Cawemo

Online e gratuita, a ferramenta Cawemo tem a grande vantagem de permitir desenhos colaborativos. O ponto negativo, porém, é que ela usa notações em BPMN.

Microsoft Office Word

Famoso como ferramenta de produção textual, o Word também conta com recursos que permitem o desenvolvimento de fluxogramas.

Após ativar as linhas de grade, use a aba inserir. Lá, você encontrará todas as formas que compõe um fluxograma.

Apesar de não ser tão prático quanto as outras ferramentas citadas, o Word pode ser útil para quem já está habituado a utilizá-lo. No fim, o mais importante é que o resultado final seja satisfatório.

Canva

O Canva é uma ferramenta de design focada na acessibilidade e praticidade. É inteiramente online e a versão gratuita permite que você acesse um grande número de templates de fluxogramas.

Além disso, o site também permite que você inicie um projeto do zero, dando grande liberdade para o desenvolvimento da linguagem visual que mais se adequa às suas necessidades.

4 erros mais comuns

O desenvolvimento de um Fluxograma de Processos tem os seus percalços. Conheça-os e saiba como evitá-los.

1- Usar erroneamente os símbolos

É muito comum que alguns fluxogramas tragam um erro básico: o uso de caixas e símbolos que não representam a verdadeira função da informação presente.

Por exemplo, caixas de decisão podem ser acidentalmente trocadas por caixas de processo.

Esse tipo de erro não só prejudica o entendimento universal do fluxograma, mas também reduz a agilidade de leitura que poderia ser feita caso os símbolos corretos fossem usados.

2- Poluir o fluxograma com cores desnecessárias

Não entenda mal: o uso de cores é bem-vindo e pode auxiliar na navegação visual do fluxograma. As cores podem indicar os diferentes setores e equipes envolvidas nas diversas tarefas.

Uma coloração desordenada, por outro lado, causa confusão visual e atrapalha o entendimento geral do fluxograma. Nesse momento, vale a pena ser econômico.

3- Confundir os fluxos

Por mais simples que pareça, é comum que a direção dos fluxos seja confundida em um fluxograma. Isso acontece quando a seta que indica o sentido está virada para a direção errada, prejudicando a leitura e a compreensão.

Esse erro pode gerar também loops indesejados, quando um processo leva a outro e outro, repetindo-se infinitamente. Preste atenção aos caminhos do fluxograma e a direção dos fluxos.

4- Falta de espaço

Grandes fluxogramas são mais complexos, mas podem trazer ainda mais dificuldade caso não sejam colocados em um espaço suficiente.

Quando desenhados em uma folha ou espaço reduzido, tais fluxogramas apresentarão uma densidade elevada de informações, trazendo ainda uma possível poluição visual. Dessa forma, a compreensão e agilidade de leitura ficam comprometidas.

Para evitar isso, é recomendado que se estude o espaço necessário para uma boa apresentação do fluxograma antes do desenvolvimento do documento oficial. Assim, incompreensões e problemas são evitados.

Com tudo isso, o caminho na construção do Fluxograma de Processos da sua empresa será menos tortuoso. Para saber mais sobre Mapeamento de Processos, clique aqui (link da postagem).

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