5 ferramentas de gestão que todo administrador precisa conhecer (e nós recomendamos)

Conheça as 5 ferramentas de gestão que a Plena usa e indica para você, gestor.

No artigo de hoje, vou compartilhar algumas ferramentas de gestão que nós utilizamos no Grupo Plena. Mas antes de eu explicar como funciona cada uma, me responda: você sabe para as ferramentas de gestão servem?

A função das ferramentas de gestão é ajudar o gestor a ter mais eficiência e efetividade na criação e execução dos seus processos. Ou seja, elas tanto podem ser usadas no momento de abertura da empresa, como também (ou principalmente) quando a empresa já está funcionando e você tem várias atividades e pessoas para acompanhar.

Com certeza, você já deve ter visto por aí muito chefe de “cabeça quente” recebendo algum tipo de reclamação por algo que ele nem sabia que estava acontecendo dentro da sua empresa. 

Então para que o gestor, independente do tamanho ou segmento da empresa, tenha sempre o controle de tudo que está acontecendo – e possa avaliar estrategicamente – é necessário incluir algumas ferramentas de gestão no seu dia a dia.

Além de proporcionar a melhora dos processos, as ferramentas de gestão vão ajudar a otimizar as rotinas, aumentar a produtividade das equipes e, claro, proporcionar ao gestor uma tomada de decisão com muito mais assertividade.

As ferramentas de gestão podem ser utilizadas para coordenar as equipes, gerir os canais de comunicação, controlar as finanças, acompanhar a qualidade dos produtos ou serviços, entre outros. Agora que você já sabe para que servem as ferramentas de gestão, descubra quais são as que fazem parte da nossa rotina!

1 – Mapas Mentais

Sempre que vamos desenvolver novos projetos ou criar uma nova área para a Plena, recorremos ao MindMeister, um site para criação de mapas mentais.

De maneira bem simples, conseguimos colocar no papel, ou melhor, no site tudo o que está na nossa cabeça de forma bem visual, utilizando símbolos, cores, setas, frases curtas. Dessa forma, conseguimos associar todas as informações para facilitar nosso processo de execução.

Ah, e o bacana é que dá para envolver várias pessoas ao mesmo tempo, como uma espécie de brainstorming na prática!

2 – CRM

Quem trabalha com vendas não pode abrir mão de um bom CRM (Customer Relationship Management) ou simplesmente Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente. E, nesse caso, nós escolhemos o da Omie.

Esse software nos ajuda a acompanhar, de forma sistematizada, todos os contatos que fazemos com nossos clientes, desde a prospecção até o pós-venda.

Do ponto de vista gerencial, é através do CRM que conseguimos saber como está o desempenho da equipe, além de ter uma maior previsibilidade sobre a receita do mês. Sendo assim, fica bem mais fácil saber quando algo não está saindo conforme o planejado e, rapidamente, traçar uma nova estratégia.

Além de não deixar nenhuma atividade passar despercebida, é através do CRM que conseguimos ver todo o histórico das oportunidades, como dados cadastrais, valor negociado ou alguma outra informação complementar que melhore a conexão com o cliente – imprescindível para que o processo não dependa das pessoas.

3 – ERP

O Enterprise Resource Planning (ERP) é um software de gestão – mais popularmente conhecido como sistema – que auxilia na gestão de uma empresa. Ele é usado para controlar os setores financeiro, contábil e fiscal de qualquer organização. O que nós utilizamos também é o da Omie, uma plataforma de gestão na nuvem (que além de “sistema”, é também um banco digital e uma plataforma de ensino).

É com ele que conseguimos emitir notas fiscais, gerir os contratos, as ordens de serviço, as contas a pagar e a receber, como também fazer pagamentos sem precisar utilizar o internet banking e até localizar, em tempo real, uma nota fiscal que foi emitida contra nosso CNPJ.

Ou seja, ao invés de utilizar um sistema ou uma planilha para cada área da empresa, o ERP permite integrar todas as informações num único lugar, viabilizando o controle de toda a operação, através da inteligência artificial.

A boa notícia é que, antes, só as grandes empresas podiam ter acesso a estes softwares, por serem muito caros. Mas hoje existem várias opções no mercado 100% gratuitas. Então não tem mais desculpa pra não ter um, né?

4 – Análise SWOT

Como eu disse anteriormente, as ferramentas de gestão são utilizadas quando a empresa ainda está começando ou quando já está funcionando a todo vapor. A análise SWOT se encaixa perfeitamente em qualquer uma dessas situações, pois seu objetivo é identificar as forças (strengths), fraquezas (weaknesses), oportunidades (opportunities) e ameaças (threats), ajudando a identificar o real contexto em que a empresa está inserida. Mas como funciona?

As forças e fraquezas são oriundas do ambiente interno, ou seja, coisas que a empresa pode controlar. Por exemplo:

ForçasFraquezas
Logística eficienteNão investir em tecnologia
Localização privilegiadaOrçamento desestruturado
Recursos abundantesNão ter plano de marketing

Já as ameaças e oportunidades são oriundas do ambiente externo e, portanto, a empresa não tem controle sobre elas. Exemplos:

AmeaçasOportunidades
Desastres naturaisValorização da moeda
Aumento de impostosEstabilidade política
Desaceleração econômicaSituação climática favorável

E como você está curioso para saber em qual plataforma nós conseguimos montar uma análise SWOT de primeira qualidade, aí vai a dica: utilizamos o Scopi!

5 – Ciclo PDCA

Traduzido como plan (planejar), do (fazer), check (checar) e act (agir), essa ferramenta é utilizada para promover a otimização das nossas rotinas, processos e atividades – afinal de contas, estamos imersos em um ambiente de melhoria contínua, não é mesmo?

É através do ciclo PDCA que conseguimos identificar e entender quais são os motivos que estão gerando falhas nos processos para, então, partir para a solução dos mesmos.

Ou seja, a utilização do ciclo PDCA é atemporal, pois estamos sempre em busca de novos fluxos que facilitem nosso alto nível de eficiência na execução dos projetos internos e externos.

E, claro, “tomamos o mesmo remédio que oferecemos aos nossos clientes”. Sendo assim, utilizamos a metodologia da Consulting Now, empresa parceira da Plena,  que oferece diagnósticos e consultorias empresariais.

Chegamos ao fim. Espero ter te ajudado a descobrir e implementar ferramentas de gestão que vão evitar que seu negócio vire uma bola de neve.

Agora me despeço por aqui, mas antes quero saber o que você achou. Ou se quiser mais detalhes, clique neste link e saiba como podemos ajudar a colocar todas essas e outras dicas em prática na sua empresa!

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